La transformación de las centralitas empresariales: de las «físicas» a la virtuales

Recepcionistas anotando mensajes en papel, haciendo desvíos manuales de llamadas o las interminables esperas para contactar con el departamento adecuado de la empresa son situaciones del pasado. Tareas tediosas y no automatizadas que mermaban la productividad y eficiencia, y que a más de uno le ha costado un dolor de cabeza. Por suerte esos días han quedado atrás. La evolución tecnológica ha traído consigo un cambio trascendental: el paso de las centralitas físicas a las virtuales.

El desarrollo y proliferación de las centralitas virtuales está incidiendo directamente en la competitividad de las empresas, optimizando sus procesos de comunicación. Pero, ¿cómo funciona una centralita virtual? ¿Qué es lo que hace que sea una solución de gran valor para los entornos profesionales? Teniendo en cuenta que la flexibilidad, escalabilidad y eficiencia son algunos de los beneficios que aporta en el ámbito de las comunicaciones, vamos a ver cómo han evolucionado las centralitas hasta convertirse en lo que son hoy en día.

Las centralitas físicas: limitaciones y desventajas

Para conocer en profundidad el funcionamiento de las virtuales hay que saber de donde venimos. Las consideradas ahora centralistas tradicionales tuvieron también en su época un gran impacto. Sin embargo, comparándolas con las centralitas virtuales de la actualidad, presentan grandes limitaciones.

Por un lado, requerían una infraestructura compleja y un equipamiento costoso. Sin ir más lejos y entrando en el apartado económico, una empresa mediana necesitaba invertir en un sistema de estas características una cantidad que podía llegar a los 20.000 euros.

Pero esta inversión inicial era solo el principio. El mantenimiento de estos sistemas suponía un gasto recurrente significativo. Cualquier avería o actualización requería la presencia física de un técnico especializado, lo que aumentaba los tiempos de inactividad y los costes.

A todo ello había que añadir que, siempre comparándola con las centralitas virtuales de hoy en día, eran muy rígidas. Ampliar la capacidad de la centralita física implicaba a menudo cambiar todo el sistema. Además, lógicamente, las prestaciones tecnológicas eran limitadas y su capacidad de integración con otros sistemas o soluciones era muy limitada.

El auge de las centralitas virtuales

La inversión en I+D+i de las empresas del sector y el desarrollo tecnológico ha propiciado en la última década el desarrollo de las centralitas. Y, hoy en día, las virtuales han revolucionado las comunicaciones empresariales. Al contrario que los sistemas tradicionales, las virtuales funcionan a través de la nube, lo que elimina la necesidad de hardware físico en las instalaciones de la empresa.

Gracias a ello, las centralitas virtuales poseen algo de lo que carecían sus antecesoras: una flexibilidad sin precedentes. Los empleados pueden gestionar llamadas desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet.

En esta línea, las empresas y sus trabajadores también han ganado en movilidad e independencia. ¿Cómo? Por la integración que facilitan estas oficinas virtuales. Es otro punto fuerte. Gracias a su tecnología, éstas se conectan fácilmente con teléfonos fijos, móviles y ordenadores, creando un ecosistema de comunicación unificado. Y lo mejor: se actualizan constantemente con nuevas funcionalidades, manteniéndose siempre a la vanguardia tecnológica.

Cómo funcionan las centralitas virtuales

Como hemos visto, las centralitas virtuales operan en la nube y son accesibles a través de internet. Esto significa que la centralita está en realidad en un centro de datos seguro y no en la oficina, lo que propicia que los usuarios accedan a través de una interfaz web o una aplicación móvil.

Gracias a este funcionamiento, la gestión de las llamadas es ubicua. ¿Qué quiere decir esto? Que, por ejemplo, un directivo puede atender una llamada importante en su smartphone mientras está de viaje, como si estuviera en su despacho.

Por si fuera poco, y volviendo al tema de la integración con otros sistemas, las centralitas virtuales se pueden conectar con aplicaciones de productividad y CRM de un modo muy sencillo. ¿Beneficios? Al recibir la llamada de un cliente, el sistema puede mostrar automáticamente su historial de compras y notas relevantes.

Las funcionalidades van, incluso, más allá. La grabación de llamadas para control de calidad, la analítica detallada para optimizar procesos, y la convergencia fijo-móvil son solo algunas de las tareas que se pueden realizar de forma automatizada con estas centralitas virtuales.

El resultado de todo ello es una mejora de la productividad y la colaboración. Los empleados pueden comunicarse de manera más eficiente, independientemente de su ubicación. Además, estos sistemas son adaptables y escalables. ¿Tu empresa crece rápidamente? Añadir nuevas extensiones o funcionalidades es cuestión de minutos, no de días o semanas como con las centralitas físicas.

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Entre las soluciones más populares de centralitas virtuales se encuentran las de Centrex de Gamma. Con ellas, es posible gestionar llamadas desde cualquier dispositivo, ofreciendo la flexibilidad y movilidad que las empresas modernas y digitales necesitan en un entorno cada vez más competitivo. Además, cuentan con funcionalidades avanzadas como la integración con CRM y Microsoft Teams.¿Está tu empresa preparada para dar el salto a las comunicaciones del futuro? Evalúa las necesidades de la compañía, compara opciones y da el paso hacia una comunicación empresarial más eficiente y adaptada al mundo digital. El futuro de las comunicaciones empresariales está aquí gracias a las centralitas virtuales, ¿te unes a la revolución?