ERP, Verifactu y factura electrónica: la digitalización que ninguna empresa puede posponer

Quedan menos de cuatro meses para la entrada en vigor de uno de los cambios más importantes en lo que se refiere a la facturación en España. El 1 de enero de 2027, el reglamento verifactu entrará en vigor y será de obligado cumplimiento para quienes tributen por el Impuesto sobre Sociedades. Los autónomos, por su parte, tendrán un poco más de margen, pero no mucho más: tendrán que hacerlo a partir del 1 de julio de ese mismo año.

Nacida al amparo de la Ley Antifraude que tenía el objetivo de evitar la manipulación de la facturación, la denominada Caja B, esta norma supervisa la relación del empresario y de la organización con Hacienda y define los requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación que usan tanto organizaciones como autónomos.

Las fechas finales se confirmaron con la publicación del Real Decreto-ley 15/2025 después de dos aplazamientos previos. Así que estas dos fechas ya no son una previsión: serán de obligado cumplimiento y, en caso de no hacerlo, se corre el riesgo de sufrir sanciones. De ahí, la importancia de empezar a adaptarse a los nuevos requisitos.

A esa obligación se suma otra distinta, aunque relacionada: la aplicación de la nueva ley de factura electrónica. Estas dos normativas son diferentes, tienes dos calendarios distintos pero, en cierto modo, tienen un mismo objetivo de fondo. ¿Quieres saber cuáles son las diferencias entre ambas, y cómo poder cumplir con ellas con la mayor sencillez?

Qué es y qué exige Verifactu al software de facturación

El reglamento Verifactu es la normativa que obliga a que cada programa de facturación garantice la integridad, conservación y trazabilidad de los registros generados. Nace al amparo de la Ley Antifraude de 2021 y afecta a autónomos, pymes y grandes empresas por igual, sin excepción por volumen de facturación.

No obstante, existen dos opciones a la hora de cumplir con esta normativa. Por un lado, está la denominada “Verifactu SÍ” envía cada factura a la Agencia Tributaria en tiempo real de forma automática a través del software o ERP utilizado.

Por el contrario, “Verifactu NO” es la opción por la que la información no se envía de forma automática. Esto, sin embargo, no excluye al software de cumplir con los requisitos técnicos que hemos visto antes, pero deja la responsabilidad de conservación de los registros en manos del propio usuario del software.

De una forma más detallada, los requisitos que los programas de facturación deben cumplir para estar certificados son los siguientes:

• Registros inviolables: Cada factura debe quedar bloqueada y protegida para evitar ser modificadas.
• Rastro digital seguro: Los registros deben enlazarse entre sí mediante códigos únicos (hash), asegurando que no falta ni una sola factura en la secuencia.
• Autenticación electrónica: Cada registro debe llevar una firma digital que certifique su origen y evite que el emisor pueda negar su autoría.
• Historial de operaciones: El sistema debe documentar todos los movimientos (emisiones, cancelaciones o errores) para auditar cualquier cambio.
• Elementos visuales obligatorios: Las facturas deben incluir un código QR y la mención «VERI*FACTU», siempre que se opte por enviar los registros a Hacienda en tiempo real.

Qué cambia con la nueva Ley de factura electrónica

La nueva ley de factura electrónica, conocida como Ley Crea y Crece, regula algo diferente: el formato y el intercambio de facturas entre empresas. Aquí, el software de facturación y contabilidad no tiene espacio. Entre las medidas contempladas, esta normativa obliga a todas las empresas y autónomos a emitir y recibir facturas electrónicas en todas las operaciones entre ellos (B2B).

Y, ¿qué es una factura electrónica? Para que lo sea, la factura debe cumplir con una serie de requisitos técnicos de modo que un PDF no es una factura aunque se envíe por correo electrónico. Según establece el propio Ministerio, para que sea válida una factura electrónica debe:

• Usar un formato estructurado, como XML o Facturae, que los programas lean e interpreten solos.
• Incluir, entre otros datos, el NIF, el del cliente, el importe, el régimen de IVA y algo nuevo: la fecha y hora exacta hasta el segundo en que se genera el registro.

La implantación de la nueva factura electrónica, aún por concretar, depende entre otros factores del tamaño de la empresa afectada. Así, las compañías con más de ocho millones de euros de facturación anual disponen de 12 meses desde la publicación del reglamento técnico. El resto de empresas y autónomos cuentan con 24 meses para adaptarse.

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Cómo cumplir con la normativa de forma sencilla con un ERP

A la hora de cumplir con estos requisitos técnicos y legales, la forma más sencilla de hacerlo es con el uso de un ERP. Estas herramientas, como Contasimple que ya está adaptada a los nuevos requisitos, centralizan diferentes áreas de la empresa como son la facturación, nóminas, contabilidad y gestión de almacén en un mismo sistema de datos compartido.

De este modo, el software facilita todo el trabajo de facturación y contabilidad al evitar que cada departamento trabaje de forma independiente, algo habitual en pymes, y, de este modo, cumplir con los requisitos de una forma automática.

Por ejemplo, una factura emitida actualiza automáticamente el stock del almacén, genera el asiento contable correspondiente y queda disponible y registrado en el software de contabilidad que cumple con Verifactu. Todo automatizado, rápido y con garantías de cumplimiento, garantizando la trazabilidad. Y, aunque no es obligatorio todavía, quedan menos de cuatro meses para que empiece a entrar en vigor. Así que no te demores más y empieza a prepararte para cumplir con la legislación.